Zasady zwoływania i organizacji walnych zgromadzeń określa Prawo Spółdzielcze, ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych oraz Statut Spółdzielni  który zamieszczono poniżej.

WAŻNE INFORMACJE dotyczące zmian w zasadach udziału przez pełnomocnika obowiązujących od 28.01.2026 r.

Z dniem 28.01.2026 r. weszły w życie istotne zmiany dotyczące zasad uczestnictwa w Walnym  Zgromadzeniu przez pełnomocnika, wprowadzone ustawą z 4.12.2025 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 39) zmieniającą ustawę z 15.12.2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych (Dz.U. z 2024 r. poz. 558 ze zm.).

Poniżej przedstawiamy najważniejsze zmiany z przytoczeniem dosłownego brzmienia znowelizowanych przepisów.

ZMIANA 1 – Kto może być pełnomocnikiem członka będącego osobą fizyczną?

Od dnia 28.01.2026 r. pełnomocnikiem członka spółdzielni będącego osobą fizyczną może być wyłącznie:

Art. 83 ust. 12 usm: „Pełnomocnikiem członka spółdzielni będącego osobą fizyczną może być:

1)  osoba bliska członka z wyłączeniem osób pozostających faktycznie we wspólnym pożyciu;

2)  adwokat lub radca prawny;

3)  inny członek tej samej spółdzielni”.

Co to oznacza w praktyce?

Pełnomocnikiem może być jedynie: małżonek, dzieci, rodzice, rodzeństwo, wnuki, dziadkowie, teściowie, zięć lub synowa, osoba przysposobiona lub przysposabiająca – z tym zastrzeżeniem, że nie może to być osoba pozostająca z członkiem faktycznie we wspólnym pożyciu (konkubent/konkubina). Poza osobami bliskimi, pełnomocnikiem może być adwokat lub radca prawny albo inny członek tej samej spółdzielni.

Ograniczenie to dotyczy wyłącznie członków będących osobami fizycznymi. Członkowie spółdzielni będący osobami prawnymi nadal mogą ustanawiać pełnomocników na zasadach ogólnych wynikających z art. 36 § 3 zd. 2 Prawa Spółdzielczego.

Pełnomocnictwa udzielone osobom spoza ww. kategorii (np. sąsiadowi niebędącemu członkiem spółdzielni, znajomemu) będą nieważne i nie zostaną przyjęte przez Komisję  Mandatowo-Skrutacyjną.

ZMIANA 2 – Obowiązkowe oświadczenie przy pełnomocnictwie dla osoby bliskiej

Jeżeli pełnomocnikiem jest osoba bliska (pkt 1 powyżej), do pełnomocnictwa obowiązkowo dołącza się oświadczenie pełnomocnika. Oświadczenie musi potwierdzać, że pełnomocnik spełnia wymóg bycia osobą bliską.

Art. 83 ust. 13 usm: „Do pełnomocnictwa udzielonego osobie bliskiej dołącza się oświadczenie, w którym pełnomocnik potwierdza pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń, wynikającej z art. 273a, że spełnia wymóg, o którym mowa w ust. 12 pkt 1. W oświadczeniu zamieszcza się klauzulę w brzmieniu: »Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.«”.

Art. 83 ust. 14 usm: „Pełnomocnictwo udzielone osobie bliskiej bez dołączonego oświadczenia, o którym mowa w ust. 13 zdanie pierwsze, jest nieważne”.

Uwaga: Złożenie fałszywego oświadczenia jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny:

Art. 273a usm: „Kto składa fałszywe oświadczenie, o którym mowa w art. 83 ust. 13 zdanie pierwsze, podlega karze grzywny”.

ZMIANA 3 – Termin doręczenia pełnomocnictwa Spółdzielni

Art. 83 ust. 15usm: „Członek spółdzielni lub pełnomocnik jest obowiązany do doręczenia spółdzielni pełnomocnictwa, a w przypadku gdy pełnomocnikiem jest osoba bliska członka – również oświadczenia, o którym mowa w ust. 13 zdanie pierwsze, nie później niż 3 dni przed terminem posiedzenia walnego zgromadzenia lub jego pierwszej części”.

Pełnomocnictwo (oraz oświadczenie osoby bliskiej) należy doręczyć Spółdzielni najpóźniej na 3 dni przed terminem Walnego Zgromadzenia. Dokumenty należy złożyć w Biurze Obsługi Mieszkańców SM  „Przy  Metrze”, przy Al. KEN 36, lokal U-128 w godzinach pracy Spółdzielni, tj. poniedziałek 8.00-18.00, wtorek-czwartek 8.00-16.00, piątek 8.00-14.00.

 

ZMIANA 4 – Zakaz głosowania pełnomocnika w wyborach do organów

Art. 83 ust. 16 usm: „Pełnomocnik nie może brać udziału w głosowaniu, którego przedmiotem jest wybór i odwołanie członków rady nadzorczej lub członków zarządu spółdzielni”.

Oznacza to, że jeżeli na Walnym Zgromadzeniu odbędą się wybory do Rady Nadzorczej lub głosowanie nad odwołaniem członka Rady Nadzorczej albo członka Zarządu, pełnomocnik nie może wziąć udziału w tym głosowaniu. W głosowaniu wyborczym mogą uczestniczyć wyłącznie członkowie spółdzielni osobiście obecni na Walnym Zgromadzeniu.

PRZEPISY NIEZMIENIONE – dla przypomnienia

Art. 83 ust. 11 usm (w zakresie dotyczącym wszystkich pełnomocników): „Członek spółdzielni może uczestniczyć w walnym zgromadzeniu osobiście albo przez pełnomocnika. Pełnomocnik nie może zastępować więcej niż jednego członka. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności i dołączone do protokołu walnego zgromadzenia. Lista pełnomocnictw podlega odczytaniu po rozpoczęciu walnego zgromadzenia”.

Art. 83 ust. 8 usm: „Walne zgromadzenie jest ważne niezależnie od liczby obecnych na nim członków”.